El Proceso de Planificación Estratégica: 4.- Implementación de Estrategias y Retroalimentación

Hola amigos. Como ya veníamos adelantando, en esta ocasión presentaremos el último capítulo de la serie El Proceso de Planificación Estratégica, la cual nos ha instruido en: la definición de la Misión y Visión, Análisis del Entorno FODA, Formulación de Estrategias y, lo que traemos ahora, Implementación de Estrategias y Retroalimentación. 

Separaremos la Implementación de Estrategias de la Retroalimentación, ya que temporalmente están separadas, no obstante, son estrictamente complementarias.

IMPLEMENTACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS

La Implementación de Estrategias va a venir a enfrentarse naturalmente con conceptos y temas de management tales como la Estructura Organizacional, la Política de la organización, el Conflicto y el Cambio y los Sistemas de Control.

Veamos cada uno de estos términos.

La Estructura Organizacional

Todos hemos trabajado alguna vez bajo subordinación, y hemos quizá hasta inconscientemente sido parte con nuestro comportamiento y trabajo de toda una estructura organizacional probablemente pensada y perfeccionada por bastante tiempo. Y es que la estructura organizacional cumple su papel ahí, ordenando y asignando funciones a uno de los factores de producción más relevantes en estos tiempos; los recursos humanos.
Acá quiero que quede claro, hoy es tema de debate de muchos autores y ejecutivos lo de cuáles son las áreas funcionales de una empresa, hay múltiples posturas, pero normalmente las empresas se organizan reconociendo 5 áreas: la Dirección, la Administración, la Producción, el área Comercial y las Finanzas. No se queden como que esto es la verdad, ya que, sobre todo hoy, aparecen otras áreas tales como los sistemas o la informática, que cumplen un rol fundamental en los negocios. Otros separan administración de recursos humanos, otros dirán que no aplica eso en su empresa por su tamaño, también desde las nombradas áreas aparecen las sub-áreas o departamentos, en fin, tómenlo como una forma genérica la que presentamos acá.

Acá comienzan a aparecer esquemas tales como los organigramas, que no hacen más que mostrar gráficamente cómo está organizada una compañía en cuanto a sus respectivas áreas y las jerarquías ¿Qué tiene que ver esto con la implementación de estrategias? Mucho! Ya que la asignación de responsabilidades es clave si lo que queremos es el éxito con nuestras estrategias. Les recomiendo que para entender mejor y reforzar esta parte vean Asume tu Responsabilidad!

Política, Conflicto y Cambio

Separemos en dos esta parte:

1.- Las Políticas de la organización, fuera de cumplir muchos otros roles, son las responsables de delimitar el contexto en el cual se desempeñarán las estrategias. Vale decir, se  trata de un conjunto de normas, reglas y procedimientos que en su conjunto vienen a definir los marcos en los cuales la compañía hará válidas las estrategias que se apliquen, y que sirvan para guiar a su vez a las áreas funcionales de la misma en la implementación. Normalmente se establecen políticas de tipo Comercial, Financiera, de Calidad y, muy de moda hoy por hoy, Medio Ambientales, que abarcan cada área de la empresa estandarizando y regulando así el funcionamiento de la misma como organización.

2.- El Conflicto y el Cambio son conceptos que van juntos, y pueden, en su actuar sinérgico o antagónico, generar grandes ventajas competitivas si se saben llevar pero también, si no se logran manejar, pueden por un lado generar problemas de magnitud entre el personal en la implementación de estrategias y, por otro, perder oportunidades importantes de generar ventajas respecto a los competidores. Especial atención hay que ponerle al Cambio, el cual debe afrontarse de una forma flexible y estratégica, totalmente contraria a la actitud natural que se suele tener; la resistencia y el deseo de permanecer donde se está.

Sistemas de Control

Alguien dijo una vez lo que no se puede medir no se puede controlar, y no hay nada más cierto ¿Cómo sabremos si lo que estamos haciendo está bien, mal o no tiene los efectos esperados? Sólo a través de sistemas eficaces de control. Acá entran a jugar lo que son los indicadores de éxito y las estadíticas. Por ejemplo, si una compañía quiere evaluar el impacto de una determinada campaña de marketing, podría definir que sus indicadores de éxito sean el número de prospectos (personas que te conocen pero que aun no son tus clientes) y la tasa de conversión (tasa a la cual los prospectos se convierten en clientes). Así, se recibirá una señal clara que permitirá controlar si lo que estamos implementando como estrategia surte los resultados que esperamos.
La estadística también juega un rol fundamental en este paso, y me atrevería a decir que los emprendedores debemos aprender a manejar conceptos básicos de esta materia como: la media, la moda, la desviación estándar, tendencias, etc. Incluso los que son más apasionados por marketing y quieren ir más allá en algún momento de su negocio, pueden conocer por ellos mismos sus clientes,  a través de la investigación de mercado, la que permite caracterizar a los consumidores, identificar necesidades, definir segmentos y hasta calcular tu cuota de mercado ¿Interesante no? Claro que esto no es obligatorio en primera instancia pero si tienes la posibilidad de aprenderlo y aplicarlo, hazlo.

Es la Implementación de las Estrategias lo que todo ejecutivo o dueño de negocio espera con ansias ver, y no es extraño, ya que se trata de poner a la práctica lo que llevamos poniendo en papel hace ya bastante tiempo. Además, antes de la Implementación de las Estrategias mayoritariamente haz conocido reacciones a través de pruebas de laboratorio, de simulación in vivo o vía modelos de predicción, pero la realidad suele cambiar muchas veces. Es más, un un interesante artículo que leí hace algún tiempo donde se llevaba a cabo un experimento de Marketing Research los resultados indicaban que, en el caso de las encuestas de mercado, no había que fiarse de cierto tipo de respuestas, sobre todo del tipo "que haría usted frente a" y que se completan con información variada, ya que las personas de aquel estudio mostraban diferencias entre lo que estaban dispuestos a hacer frente a una interrogante y lo que realmente terminaban haciendo a la hora de comprar.
Es por eso que el hecho de "traer a la realidad" lo que hemos venido recopilando, pensando, perfeccionando, compartiendo, etc. se torna como el paso más importante y complejo en el Proceso de Planificación Estratégica.

Ahora, la Implementación de Estrategias no viene a terminar el Proceso de Planificación Estratégica, sino que permite dar paso al más interesante para mí del proceso; La Retroalimentación.

LA RETROALIMENTACIÓN

Se utiliza también en la jerga ejecutiva como Feedback. Existen dos tipos de Retroalimentación, una positiva y una negativa.
La Positiva permite potenciar un resultado final dado un estimulo de progreso o de aumento. Ejemplo: Una fábrica prueba una nueva tecnología que permite producir a mayor escala. Se plantea una producción de X producto en volumen de 1.000 como objetivo inicial, pero al ver los resultados de la prueba, se encuentran con que se produjeron 1.500. La gerencia toma esta información y cambia los objetivos poniendo como nueva meta un "incremental" o "delta" respecto al proceso inicial.
Debe entenderse esta retroalimentación como un incentivo a una mayor expresión de una determinada estrategia, ya sea de cualquier área que esta afecte (producción, cobertura de clientes, alcance geográfico logístico, etc.)
La Negativa es precisamente lo contrario, constituyéndose como un efecto inhibidor de los futuros resultados conforme al estímulo que se ha recibido. Ejemplo: El organismo humano está lleno de Feedbacks negativos, por ejemplo, las hormonas dejan de producirse cuando se ha alcanzado un nivel de producción que el mismo organismo ha definido como óptimo. 
Llevado a un caso empresarial, una compañía que ha hecho esfuerzos de marketing en una zona geográfica que no es fructífera, termina decidiendo retirar su  línea de productos de esa plaza puesto que los resultados no fueron los esperados. 

Vimos en El Caso de Honda Motors cómo los ejecutivos instalados en los EE.UU. fueron capaces de recibir el feedback por parte de los clientes, y ágiles en determinar una nueva estrategia para afrontar el contexto. Precisamente de eso se trata, algunos podrían decir que es ensayo y error, claro que no, un ensayo y error es espontáneo, lleno de incertidumbre, acá estamos en el último paso de un proceso que incurre en bastante meditación y levantamiento de información de nuestro negocio.

Resumiendo el capítulo: Lo más importante de este paso final, es definir, si es que no lo están, las áreas funcionales claramente reconocibles en la empresa, puede que si estás recién comenzando con tu negocio todo sea más compacto, no importa, reconoce que existe el área y, lo más importante, quién es el responsable de la misma. Por otro lado, las políticas deben definirse de la manera más cercana a la realidad posible de la compañía, no sea que luego las estrategias planificadas sean incompatibles con algo tan importante como son las políticas. En segundo lugar, de debe trabajar por mantener siempre un ambiente que reciba el cambio como una oportunidad de hacer lo que se está haciendo pero de una manera mejo, más integral y con enfoques más completos, de modo de evitar los conflictos internos de la compañía por la implementación de nuevas estrategias y perder las múltiples oportunidades de, por lo menos, aprendizaje que brindan los cambios. En tercer lugar, crea desarrolla o bien toma el Know How de empresas similares a la tuya, sistemas de control que te permitan medir la eficacia de tus estrategias. Es importante que cuentes con un indicador que te muestre que tus esfuerzos no son estériles, recuerda que todo se traduce en costos, ya sea económicos o de tiempo. Finalmente, se debe desarrollar y mantener una sensibilidad cada vez más precisa para atender las consecuencias de las estrategias aplicadas y poder generar rápidamente la Retroalimentación, ya sea esta positiva o negativa, con el fin de obtener una respuesta lo más clara posible y volver al Proceso de Planificación Estratégica.

Para finalizar la serie, les comparto el esquema de cómo deben ordenar en sus mentes el Proceso de Planificación estratégica y así puedan entender la conexión entre cada capítulo que revisamos.

Así terminamos esta serie, la cual esperamos les haya resultado de mucha ayuda en vuestros negocios. No olviden comentar si tienen dudas, comentarios o sugerencias. Síguenos en Facebook (/GozoyNegocios) y en Twitter (@GozoyNegocios). Dios les bendiga!